合同簽發(fā)權責如何劃分

【實務探討】

合同簽發(fā)權責如何劃分

◆ 黃小潔

通過招標方式采購的項目合同，究竟應該由誰來簽發(fā)目前，筆者單位普遍存在兩種簽發(fā)模式：一是分管采購的領導簽發(fā)，二是分管業(yè)務的領導簽發(fā)。通常，這種合同簽發(fā)方式會在采購管理辦法中明確約定。政府采購相關法律法規(guī)未直接規(guī)定合同必須由具體職位人員簽發(fā)，具體簽發(fā)人由單位內部管理制度授權確定。

然而，合同簽發(fā)環(huán)節(jié)還存在諸多風險點，主要集中在權責劃分不清和內部控制失效兩個方面：一是簽發(fā)權限不明導致的管理風險。如越權簽發(fā)，不具備相應權限的人員簽發(fā)合同，導致合同無效或存在法律風險。再如權責劃分不清晰，導致責任主體不明，出現(xiàn)問題時相互推諉，影響采購效率。另外，合同簽發(fā)權集中在少數(shù)人手中，缺乏有效監(jiān)督，容易導致權力尋租，出現(xiàn)利益輸送等腐敗行為。二是合同簽發(fā)與審批不分離的風險。如簽發(fā)人同時也是用戶部門負責人，出現(xiàn)自批自用的現(xiàn)象，容易導致采購需求不合理、質量把控不嚴等問題。

針對上述風險，筆者提出以下幾點優(yōu)化建議。

——建立基于風險評估的簽發(fā)權限清單。針對不同類型、金額的采購項目，進行全面的風險評估，科學確定相應的風險等級。根據(jù)風險等級，設置與之相匹配的簽發(fā)權限，確保風險等級越高的項目，簽發(fā)權限越高，審批流程也越嚴格，從而實現(xiàn)風險與權限有效對應。此外，還應建立動態(tài)調整機制，定期對風險評估結果和簽發(fā)權限清單進行評估和調整，以適應內外部環(huán)境的變化，確保其有效性和適應性。

——強化內部控制流程，實現(xiàn)相互制衡。要嚴格實行合同簽發(fā)與經費審批分離制度，確保不同的人員負責不同的環(huán)節(jié)，形成相互制約關系。同時，加強內部審計，定期對合同簽發(fā)情況進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，確保采購活動的合規(guī)性和有效性。

——推行合同管理的標準化和信息化。一方面，要制定標準化合同文本，明確合同的各項條款，減少合同風險，提高合同的規(guī)范性。另一方面，要建立電子合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同在線審批、自動流轉、風險預警等功能，提高工作效率，降低管理成本，并有效防范合同風險。

——加強信息公開，接受社會監(jiān)督。建議將合同簽發(fā)流程在網站公開，并按照規(guī)定公開采購項目的相關信息，包括采購預算、采購結果、合同文本等，提高采購活動的透明度，接受社會各界的監(jiān)督。

（作者單位：浙江工商大學杭州商學院）